Sabe quando você olha para as suas tarefas e vê tudo como prioridade? Como encontrar tempo para fazer a sua loja virtual crescer em meio a tantas demandas?
Para e pense: “o que eu vejo como urgente é, realmente, urgente?”. E mais: “será que estou gastando energia com coisas desnecessárias?”. Com certeza, você já percebeu, ao responder essas perguntas, que a sua rotina pode ser melhor reorganizada.
Vamos te ajudar!
Um dos principais erros dos empreendedores é focar em tarefas que chamamos de “apagar incêndio”. Esse tipo de comportamento demonstra falta de planejamento e pode colocar o seu negócio em apuros. Para saber como mudar o jogo, conheça a Matriz de Priorização.
Matriz de Priorização: o que é e como funciona
A Matriz de Priorização é famosa por comparar e organizar os níveis de importância e urgência, essenciais para que você direcione suas atividades, projetos e desafios em 4 quadrantes principais:
- +Importante +Urgente
- +Importante –Urgente
- –Importante +Urgente
- –Importante –Urgente
Para saber como usar o gráfico acima, fique de olho nas seguintes instruções:
- +Importante +Urgente – se a tarefa é importante e urgente, significa que você está com uma situação crítica em mãos e que ela merece sua atenção e resolução de forma imediata. Mas muito cuidado com o aumento dessas demandas, pois elas são exatamente as que chamamos de “apagar incêncio”. Logo, a quantidade delas deve ser controlada o mais rápido possível.
- +Importante –Urgente – se a tarefa é importante, mas não é urgente, coloque-a em seu planejamento e lista de prioridades. Após, acompanhe o desenrolar dos fatos para que ela não se torne urgente a médio prazo. Não deixe virar outro foco de incêndio! 😉
- –Importante +Urgente – se a tarefa não é importante, mas é urgente, ela está gastando sua energia sem necessidade. Essas tarefas podem ser importantes para outras pessoas, como reuniões morosas, telefonemas desnecessários, etc. Saiba dizer não ou delegue essas atividades, de forma a liberar o seu tempo para coisas mais importantes no momento. Você deve contar com sua equipe para realizar essas tarefas.
- –Importante –Urgente – se a atividade não é importante e nem urgente, ela não deveria nem existir, em resumo. Deixe as conversas no WhatsApp de lado, assim como checar muitas vezes as suas redes sociais ou o e-mail ao longo do dia. Você vai perceber que seu tempo será utilizado de maneira eficaz. A sensação é que o dia ficou mais longo ou que você ganhou umas “horinhas” adicionais.
Como encontrar tempo para crescer
Guarde esse pequeno resumo: o que é urgente e importante precisa ser feito, sem procrastinação. Se a atividade for importante, mas não urgente, planeje e defina metas, de forma a realizá-la de acordo com os prazos estabelecidos. Se a tarefa for urgente, mas sem importância para você, delegue a mesma para outra pessoa. Agora, se algo não é nem importante e nem urgente, risque da sua agenda.
Ao utilizar a Matriz de Priorização a organização do dia a dia fica mais simples e você descobre como encontrar tempo para tarefas complexas (aquelas que você achava que nunca iria ter tempo para fazer).
Dica final:
Logo de início, pode parecer que qualquer tarefa importante e urgente deva receber a maior prioridade. Muitas pessoas aceitam isso como óbvio e claro. Mas muito cuidado! O futuro do seu negócio depende das tarefas importantes mas não urgentes. Achou estranho?
Os projetos que vão melhorar a qualidade e aumentar a produtividade do seu negócio ficam exatamente na categoria +Importante –Urgente. São tarefas que se bem executadas podem significar um grande salto para você e sua empresa. Porém, pelo fato de ficarem nesse quadrante, muitas vezes são procrastinadas. Ou pior, são executadas de forma parcial em ritmo muito lento.
Para seu negócio crescer de verdade: PRIORIZE AS TAREFAS +IMPORTANTE –URGENTE. Por experiência própria, afirmo que isso funciona. Nos últimos 2 anos, A Bertholdo utilizou essa priorização e obteve ótima taxa de crescimento. Essa é uma dica preciosa sobre como encontrar tempo.
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Você já conhecia a Matriz de Priorização? Como você conseguiu encontrar tempo para fazer o seu negócio crescer?
